Arbeitskleidung ohne Excel-Liste

Neue Polos für alle. Irgendwer im Büro schickt eine Rundmail mit einer Tabelle: Name, Größe, Anzahl. Nach einer Woche haben zwei Drittel geantwortet. Nach zwei Wochen fehlen noch die Kollegen aus dem Außendienst. Irgendwann wird bestellt, und für die Fehlenden wird geschätzt.

Dann kommen die Kartons. Drei Polos passen nicht, zwei Leute haben inzwischen angefangen und stehen nicht auf der Liste, und im Lagerraum steht ab jetzt ein Karton mit XL.

Was die Liste wirklich kostet

Die Sammelbestellung sieht günstig aus, weil der Ausrüster einen einzigen Auftrag bekommt. Die Kosten entstehen woanders:

• Im Büro. Jemand sammelt Größen, erinnert Nachzügler, verteilt Pakete und tauscht Fehlgrößen um. Das ist in keinem Stundenzettel als Arbeitskleidung vermerkt.
• Beim Onboarding. Wer im März anfängt, wartet auf die nächste Sammelbestellung oder bekommt ein Teil aus dem Restkarton, das nicht passt.
• Beim Ausrüster. Die Liste kommt als Excel-Datei oder als E-Mail und wird Zeile für Zeile in die Warenwirtschaft abgetippt. Jede Nachbestellung einzeln auch.

Wie es mit einem eigenen Shop läuft

Statt der Liste gibt es einen Link. Er steht im Intranet oder in der Willkommensmail für neue Mitarbeitende. Dahinter liegt ein Shop in eurem Design, mit genau den Artikeln, die ihr mit eurem Ausrüster vereinbart habt, zu euren Preisen.

Hinein kommt, wer eine E-Mail-Adresse eurer Firmen-Domain bestätigt. Einzelne Personen ohne Firmenadresse lassen sich freischalten. Wer den Link von außen aufruft, sieht eine Kontaktseite, keine Artikel und keine Preise.

Jede und jeder bestellt dann selbst, in der eigenen Größe, wann es gebraucht wird. Bezahlt wird nicht im Shop. Die Rechnung geht an die Firma.

Ein Budget zum Verschenken

Manchmal soll die Firma nicht alles zahlen, sondern einen festen Betrag: 50 € zum Geburtstag, eine Jacke zum Firmenjubiläum. Dafür gibt es Gutscheine.

Ein Gutschein ist an eine E-Mail-Adresse gebunden und erlaubt genau eine Bestellung bis zu seinem Betrag. Die Firma bekommt eine Rechnung über das, was tatsächlich bestellt wurde. Bleibt etwas übrig, verfällt es, statt als Guthaben irgendwo verbucht werden zu müssen. So lassen sich auch Aushilfen oder Freiberufler einmal einkleiden, ohne dass sie dauerhaft Zugang zum Shop bekommen.

Was euer Ausrüster davon merkt

Er bekommt keine Liste mehr, sondern einzelne Bestellungen. Jede kommt als Importdatei für seine Warenwirtschaft an. Für CDH, KS1 und WA3, die in der Werbemittelbranche verbreitet sind, liest das System die Bestellung direkt ein. Niemand tippt sie ab.

An Sortiment, Konditionen und Rechnung ändert sich für ihn nichts. Clubary liefert den Shop, die Ware kommt weiter von ihm.

Wie das für eure Firma aussehen kann, zeigt die Seite zu Firmenshops. Oder ihr schreibt uns direkt.