Weihnachtsgeschenke fürs Team, ohne Größenliste

Ende Oktober fällt in vielen Firmen dieselbe Entscheidung: Dieses Jahr gibt es für alle eine Jacke. Oder einen Hoodie, eine Weste, eine Thermoflasche. Die Entscheidung ist schnell getroffen. Teuer wird, was danach kommt.

Jemand schickt eine Rundmail mit einer Tabelle: Größe, Farbe, Standort. Der Außendienst antwortet nicht, die Kollegin in Elternzeit bekommt die Mail gar nicht, und in der Halle hängt die Liste am Schwarzen Brett, mit drei Schreibweisen für „XL“. Irgendwann wird bestellt, und für die Fehlenden wird geschätzt. Im Januar steht ein Karton mit Größe S im Lager.

Ein Geschenk, das sich jeder selbst aussucht

Eine Geschenkaktion im Firmenshop dreht das um. Statt eine Liste einzusammeln, bekommt jede und jeder einen Link. Dahinter liegt eine Seite mit den Artikeln, die zur Wahl stehen, und genau einer Frage: Was möchtest du, in welcher Größe?

Die Wahl lässt sich bis zum Stichtag ändern. Preise stehen dort keine, auch nicht der Wert des Geschenks. Es ist ein Geschenk, kein Budget.

Was ihr vorbereitet

• Die Auswahl. Welche Artikel zur Wahl stehen, legt ihr mit eurem Ausrüster fest, wir richten sie für die Aktion ein. Ob es einen Artikel gibt oder fünf und ob jemand einen oder zwei wählen darf, stellt ihr ein.
• Die Liste. Eine CSV-Datei mit E-Mail, Name und Standort, so wie sie aus der Personalabteilung kommt, auch direkt aus Excel. Bevor etwas übernommen wird, zeigt der Shop, wer neu ist, was sich geändert hat und welche Zeilen nicht passen.
• Den Stichtag. Bis zum Ende dieses Tages wird gewählt. Rechnet von Weihnachten rückwärts: Produktion und Versand brauchen ihre Zeit, und euer Ausrüster nennt euch den letzten Termin, der noch reicht.
• Die Ankündigung. Ob wir Einladungen per Mail verschicken, entscheidet ihr. Viele Firmen kündigen die Aktion lieber selbst im Intranet an, weil eine Geschenk-Mail von einem unbekannten Absender schnell nach Phishing aussieht. Erinnerungen vor dem Stichtag gehen nur an die, die noch nicht gewählt haben.

Wer auf der Liste fehlt und den Link von Kollegen bekommt, kann auf der Seite um Aufnahme bitten. Ob die Person dazugehört, entscheidet ihr.

Was am Stichtag passiert

Am Ende des Stichtags schließt die Wahl von selbst. Ihr seht die Zusammenfassung und gebt frei. Erst dann sieht euer Ausrüster die Aktion: als eine Bestellung pro Standort, mit einer Zeile pro Artikel und Größe, geliefert an den Standort und abgerechnet über die Rechnungsadresse, die ihr dafür hinterlegt habt.

Namen stehen nicht in der Bestellung. Wer welches Teil bekommt, steht in der Verteilliste, die ihr pro Standort oder für alle herunterladet, auf Wunsch mit Personalnummer. Der Ausrüster packt ein Paket pro Standort, vor Ort wird nach Liste verteilt.

Wer bis zum Stichtag nicht gewählt hat, bekommt nichts. Für Kollegen ohne Firmen-E-Mail oder für den Nachzügler am Telefon tragt ihr die Wahl selbst ein. Wer nach der Freigabe noch dazukommt, wird nachbestellt.

Was ihr danach in der Hand habt

Pro Standort eine gewöhnliche Firmenshop-Bestellung über das, was tatsächlich gewählt wurde, und eine Verteilliste, aus der hervorgeht, wer was bekommen hat. Wie das Geschenk steuerlich zu behandeln ist, klärt eure Lohnbuchhaltung. Die Angaben dafür muss niemand mehr aus Rundmails zusammensuchen. Beim Ausrüster kommt die Bestellung als WEX-Importdatei an, wie jede andere aus dem Firmenshop.

Und im Lager steht im Januar kein Karton mit Größe S.

Geschenkaktionen gehören zum Firmenshop. Wenn ihr für dieses Jahr noch eine plant, schreibt uns mit eurem Wunschtermin.